Consultoría en Integración y Automatización de Procesos

 

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Plan de Cuentas

Comprobantes Contables

Libros Contables

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Saldos Cuentas Contables

Movimientos por Centros de Costos

Análisis

Auxiliares

 

 

 


 

Este sistema tiene como objetivo registrar todas las operaciones de Contabilidad que se generan dentro de una empresa, apoyando la gestión interna y manteniendo todos los libros legales requeridos por las instituciones Tributarias.

 

 


Plan de Cuentas

 

La opción Plan de Cuentas permite la creación, modificación y/o eliminación de cuentas contables. El plan de cuentas es la base de la contabilidad.

 

 

 

En la pantalla de ejemplo se muestra un plan de cuenta de tres niveles. Las cuentas imputables son las de último nivel.

Nótese que para ejemplo en pantalla, la cuenta de ACTIVOS tiene dos dígitos y uno como es usual. Ver parámetros como se definen los dígitos de las cuentas.

Estas cuentas imputables tienen atributos. Pueden asociarse a Auxiliar, Centro de Costo y/o Ítem de Gastos. Eso significa que cada vez que se ingrese una cuenta que tenga cualquiera de estos atributos, pedirá el código correspondiente.

Si está definido con AUXILIAR, se debe indicar el tipo Auxiliar. Que puede ser CLIENTES, PROVEEDORES, PERSONAL u OTROS.

Para la centralización de facturas y boletas de honorarios, las cuentas CLIENTE (Facturas por cobrar), PROVEEDOR (Facturas por pagar) u HONORARIOS (Honorarios por pagar), se indican como “Es Fac/Hon por (Pagar/Cobrar)“ con el valor correspondiente: CLIENTE, PROVEEDOR o HONORARIOS respectivamente. De esta manera el sistema aprende dónde debe acumular los totales.

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Comprobantes Contables

 

Esta pantalla permite ver el registro de los comprobantes del período contable.

 

 

 

 

Se muestran todos los comprobantes del período contable, pero sólo se pueden ingresar y modificar comprobantes del mes de proceso.

Para el ingreso el número del comprobante se asigna automáticamente. Toma el número siguiente según el tipo.

Los comprobantes de centralización se generan automáticamente desde los módulos adicionales. Estos comprobantes no se pueden modificar.

El Comprobante contable se dividido en dos partes: Encabezado y Detalle. En caso de ingresar una cuenta asociada a auxiliar, pasa a una segunda pantalla para pedir el análisis correspondiente.

 

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Ingreso de Comprobantes Contables

Encabezado

La primera pantalla permite el ingreso del encabezado donde corresponde indicar la numeración, la fecha de ingreso, el tipo de comprobante y la glosa general.


 

 

 

 

 

Si el mes de proceso corresponde a la fecha del computador, despliega la fecha del día.

Si el mes de proceso no corresponde a la fecha del computador, aparece por defecto el último día del mes de proceso. El día puede cambiarse dentro del mes de proceso.

Detalle

Se ingresa o se rescata la cuenta contable desde una lista.

Repite la glosa inicial o de la línea anterior.

El campo “Documento” puede usar números o letras.

Pide centro de costo si la cuenta contable esta asociada a Centros de Costos.

Pide ítem de gastos si la cuenta contable está asociada a Ítem de Gastos.

Si la cuenta contable está asociada a Auxiliar pide la información de Análisis. Ver pantalla siguiente.

Si en una línea se cambia a una cuenta contable definida sin análisis, borra el análisis ya ingresado.

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 Análisis del Documento

 

 

Se pasa a esta pantalla sólo si la cuenta contable mencionada en la línea del comprobante tiene asociado algún tipo de auxiliar.

Al ingresar el Rut del auxiliar se mostrará, a la izquierda de la pantalla, una lista con toda la documentación que le pertenece y que aun no ha sido pagada (Saldo distinto de cero).

Si el documento que se va a ingresar (o pagar) se encuentra en la lista, presione el botón Selecciona cuyo efecto será marcar con una X la línea. (La X aparece al comienzo de la línea).

Se puede marcar más de una línea con X. Es decir, puede pagar más de un documento en el mismo comprobante.

Si hay una línea marcada con X, presione el botón Traslada y dichos documentos aparecerán en el comprobante contable con su análisis ya ingresado.

Con este esquema evitará pagar una factura dos veces o recordará siempre la deuda vigente para el auxiliar seleccionado.

También está la opción de mostrar todos los documentos, no sólo los ya pagados, y los documentos con fecha del día.


 

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Libros Contables

 

 

Permite listar Libro Mayor, Libro diario y Libro Inventarios y Balances.

El libro mayor permite seleccionar una, algunas o todas las cuentas, lo que lo hace una herramienta útil cuando se quieren imprimir las imputaciones de cuentas específicas en un período dado (Rango de fecha).

 

En la pantalla se marcó (S) la cuenta de ACTIVOS involucrando todas sus cuentas “hijas”. Luego el libro mayor lista las cuentas “Caja” y “Banco Credito e Inversiones”.

El libro diario permite mostrar y/o imprimir los movimientos en un rango y ordenado por fecha.

El Libro de Inventarios y Balances es de suma utilidad al permitir realizar un recuento pormenorizado de todos los movimientos contables ocurridos dentro de un período, mostrando la conformación detallada de los activos y pasivos.

 

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Balances

 

El sistema ofrece los siguientes informes para Rangos de fechas mensuales y fechas específicas.

Balance General

Balance Comprobación y Saldos

Estado de Resultados

Balance Clasificado

 

Se indica el nivel que se desea imprimir el balance.

Podrá ver el balance por pantalla, imprimir en papel o exportar a Excel.

 


 

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Saldos Cuentas Contables

 

 Permite consultar el saldo y detalle de una cuenta contable.

 

 

 

Ubicándose sobre la línea, es decir, sobre un mes, se puede consultar el detalle de la cuenta, mostrando en primera pantalla el movimiento asociado, que debe corresponder al total, y, siguiendo la exploración, en segunda pantalla, consultar el comprobante para cada línea de detalle.

 

 

 


 

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Movimientos por Centros de Costos

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Cuando la empresa desea llevar un control a nivel de presupuesto real puede generar una serie de informes donde se detallan detalles por cada centro de costo o Ítem de Gastos.

Además puede incluir las partidas del plan de cuentas en los informes, permitiendo un mayor nivel de detalle. 

Puede seleccionar una o todas las cuentas contables, al igual que puede limitar su análisis a ciertos centros de costos e Ítems de gastos.

Para ello marque la cuenta, el centro de costo y/o el ítem de gatos con una S, para que el programa las considere.

 

 

OPCIONES

 

Centro de Costo – Cuenta

Centro de Costo – Ítem de Gasto

Cuenta – Centro de Costo

Cuenta – Ítem de Gasto

Ítem de Gasto – Cuenta

Ítem de Gasto – Centro de Costo


 

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Análisis

 

El módulo Cuentas Corrientes permite que todas las cuentas que se hayan definido con Auxiliares puedan tener su detalle como “Cuenta Corriente”.  

El sistema esta diseñado para mostrar las partidas con saldos pendientes de pago, o si se quiere, permitir mostrar un detalle incluyendo los ya pagados. (Histórico). Se filtra por rango de fecha y/o por fecha de vencimiento.

Ubicándose en cualquiera de los auxiliares, se puede consultar, por rango de fecha, sus movimientos saldados y sin saldar.

 

Luego, en otra pantalla puede consultar el comprobante contable asociado al movimiento.

 

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Análisis de Auxiliares

Según la indicación especificada en la pantalla anterior, se puede listar la documentación detalla de los documentos o sólo los documentos pendientes.

Es importante indicar el rango de fecha.

Los documentos saldados no desaparecen al pasar de un año a otro.


 

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 Auxiliares

Módulo de Auxiliares

El sistema contempla los siguientes tipos de auxiliares: Personal, proveedores, clientes, honorarios y otros.

 

 

 

 

La pantalla ejemplo muestra cómo se puede ingresar los registros de Personal para llevar un control de fondos a rendir, préstamos del personal y todo lo que requiera para llevar una cuenta corriente.

EL mismo concepto se puede emplear para auxiliares cómo CLIENTES, PROVEEDORES, HONORARIOS y OTROS.

 

El orden de operación es de acuerdo a la ubicación de los botones.

Se debe crear el año cuando llegue enero. Internamente se copia el plan de cuenta. Esa operación se hace una sola vez. El botón, cuando el año ya existe, se desactiva.

Utilice el botón Genera para generar comprobante de apertura.

 

Este comprobante de apertura se puede generar las veces que sea necesario.


 

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Formato de la Cuenta Contable  

 

Para usar el Plan de Cuentas primero deberá definir Niveles de Cuentas.

Este Formato sólo podrá ser modificado si está seguro que no existen movimientos Contables.

Niveles: Se ingresa primero el Número de niveles de la Cuenta Contable.

Dígitos: Se piden tantos como niveles fueron definidos. Son los dígitos que se pedirán en cada nivel. 

Ejemplo

Niveles   4

Dígitos nivel 1    1

Dígitos nivel 2    1

Dígitos nivel 3    2

Dígitos nivel 4    3

                      La cuenta será de la forma           1.1.01.001

 

 

 

Niveles   4

Dígitos nivel 1    1

Dígitos nivel 2    2

Dígitos nivel 3    3

Dígitos nivel 4    4

                     La cuenta será de la forma           1.01.001.0001